Hướng dẫn dành cho người nước ngoài về Văn phòng Quản lý (Gwanrisamuso) và Bàn An ninh tại Hàn Quốc

Nhiều tòa nhà chung cư ở Hàn Quốc có... văn phòng quản lý ( 관리사무소 ) và một bàn an ninh ( 경비실 ) — và hầu hết cư dân nước ngoài không biết những điều này có thể giúp ích được bao nhiêu, hoặc họ được phép yêu cầu những gì. Cuối cùng, họ phải tự mình vật lộn với những vấn đề mà lễ tân có thể giải quyết trong năm phút.

Hướng dẫn này bao gồm chức năng của các văn phòng này, những câu hỏi bạn có thể đặt ra và cách giao tiếp khi khả năng tiếng Hàn của bạn còn hạn chế.

Ai là ai

관리사무소 (văn phòng quản lý). Trung tâm hành chính của một khu chung cư hoặc Officetel lớn hơn. Chịu trách nhiệm bảo trì tòa nhà, các tiện ích dùng chung, phí bảo trì ( 관리비 ), bãi đậu xe và điều phối việc sửa chữa các khu vực chung. Thường có nhân viên trực trong giờ hành chính.

경비실 (bàn bảo vệ / trạm gác). Nhân viên an ninh tại quầy lễ tân thường trực nhiều giờ hơn, kể cả ban đêm. Họ phụ trách việc ra vào tòa nhà, nhận bưu kiện, giải đáp thắc mắc của khách đến thăm và thường là người đầu tiên bạn liên hệ nếu có bất kỳ sự việc nào xảy ra trong tòa nhà.

Không phải tòa nhà nào cũng có cả hai. Một khu chung cư lớn thường có một người quản lý toàn thời gian (관리 관리사무소 ); một biệt thự nhỏ hơn hoặc tòa nhà nhà một phòng có thể không có cả hai, hoặc chỉ có một người quản lý bán thời gian ( 건물 관리인 ). Officetel thường có một bàn quản lý.

Họ thực sự có thể giúp được gì?

Hơn hầu hết những người mới đến nhận ra:

Bưu kiện và giao hàng

• Xác định rõ địa điểm giao hàng hoặc thiết lập quyền truy cập cho người giao hàng. (Lưu ý: Nhiều tòa nhà mới xây sử dụng tủ khóa bưu kiện tự động 무인택배함 — thay vì giữ bưu kiện tại quầy).
• Thông báo cho bạn biết địa điểm giao hàng.
• Hỗ trợ khi người giao hàng không thể đến được chỗ bạn.

Sửa chữa và bảo trì

• Các vấn đề ở khu vực chung — đèn hành lang, thang máy, cửa ra vào, hệ thống ống nước dùng chung
• Đôi khi việc này giúp xác định xem vấn đề trong căn hộ có phải là vấn đề của tòa nhà hay không.
• Giới thiệu cho bạn nhà thầu hoặc chủ nhà phù hợp.

Quy định về rác thải và tái chế

• Giải thích về hệ thống thẻ xử lý rác thải thực phẩm, ngày tái chế và cách mua nhãn dán để xử lý rác thải cồng kềnh (대형폐기물).

Đỗ xe

• Cách thức đỗ xe dành cho cư dân, liệu bạn có chỗ đỗ xe hay không, và các quy tắc đỗ xe dành cho khách.
• Đăng ký xe, thẻ đậu xe

Hệ thống tòa nhà

• Cách thức hoạt động của hệ thống sưởi, nước nóng hoặc nồi hơi dùng chung.
• Thông báo cắt nước, bảo trì định kỳ, các thông báo (thường chỉ được đăng bằng tiếng Hàn)
• Giải thích về thông báo chỉ có tiếng Hàn được dán trên thang máy.

Quyền truy cập và bảo mật

• Mã truy cập tòa nhà, thẻ từ, thẻ thay thế
• Các tình huống bị khóa (họ có thể có quyền truy cập chính hoặc biết phải gọi cho ai)
• Báo cáo điều gì đó đáng ngờ

Tiếng ồn và hàng xóm

• Hầu hết các khu chung cư đều muốn bạn báo cáo các vấn đề về tiếng ồn (층간소음) thông qua bàn bảo vệ bằng hệ thống liên lạc nội bộ gắn tường thay vì trực tiếp đối đầu với hàng xóm.

→ Tiếng ồn và hàng xóm ở Hàn Quốc: Xử lý 층간소음

Những việc KHÔNG phải là công việc của họ

Hiểu rõ ranh giới giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp:

• Các sửa chữa bên trong căn hộ thuộc trách nhiệm của chủ nhà. — Những vấn đề này sẽ được báo cho chủ nhà, mặc dù văn phòng có thể giúp xác định nguyên nhân. (Xem trách nhiệm sửa chữa.)
• Tiền thuê nhà và hợp đồng thuê của bạn — Đó là vấn đề giữa bạn và chủ nhà; văn phòng quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà, chứ không phải hợp đồng thuê nhà của bạn.
• việc vặt cá nhân — Họ quản lý tòa nhà, chứ không phải công việc của từng cư dân.

→ Bạn vừa chuyển đến và phát hiện ra vấn đề: Sửa chữa và lỗi hỏng hóc tại Hàn Quốc

Kết nối 관리비

Văn phòng quản lý sẽ quản lý công việc của bạn. phí bảo trì ( 관리비 ) — Vì vậy, nếu bạn có thắc mắc về phạm vi 관리비 của mình, lý do thay đổi hoặc ý nghĩa của một mục cụ thể, hãy hỏi người này.

Họ thường có thể phân tích chi tiết phí, giải thích các chi phí chung (vệ sinh, an ninh, bảo trì thang máy, điện chung) và làm rõ những gì được bao gồm so với những gì bạn phải trả riêng.

→ Phí bảo trì căn hộ tại Hàn Quốc ( 관리비 ): Bao gồm những gì?

Làm thế nào để giao tiếp với vốn tiếng Hàn hạn chế?

Trở ngại thực tế là rào cản ngôn ngữ, chứ không phải khả năng tiếp cận. Các cách khắc phục:

• Sử dụng các ứng dụng dịch thuật: Papago xử lý ngữ cảnh tiếng Hàn tốt hơn hầu hết các ứng dụng khác. Hãy dịch tin nhắn của bạn trước và hiển thị màn hình.
• Gọi điện qua hệ thống liên lạc nội bộ gắn tường: Đối với các vấn đề khẩn cấp như tiếng ồn hoặc các câu hỏi giao hàng gấp, hãy nhấn nút ' 경비실 ' trên bảng điều khiển gắn tường của bạn.

  Các cụm từ khóa cần thể hiện hoặc nói:

  • Xin chào, tôi cần giúp đỡ: "안녕하세요, 도움이 필요해서 왔습니다."
  • Bưu kiện của tôi ở đâu? "택배 보관소가 어디인가요?"
  • Có vấn đề về chỗ đậu xe: "주차 관련해서 문의드립니다."

• Hãy viết nó xuống. Một bản ghi chú được dịch để giải thích vấn đề của bạn thường rõ ràng hơn so với cuộc trao đổi bằng lời nói, và bạn có thể chuẩn bị nó một cách bình tĩnh trước.
• KakaoTalk. Một số tòa nhà có kênh hoặc số điện thoại quản lý qua KakaoTalk. Giao tiếp bằng văn bản dễ hiểu hơn và có thể lưu lại bằng chứng.
• Thông báo xây dựng. Các thông báo dán trong thang máy và lối vào thường chỉ có tiếng Hàn. Hãy chụp ảnh chúng và dịch ra — chúng bao gồm thông tin về việc cắt nước, kiểm tra, ngày khử trùng và những điều bạn cần biết.
• Hãy lịch sự và kiên nhẫn. Thái độ thân thiện và tôn trọng rất quan trọng, đặc biệt là với nhân viên an ninh, những người thường lớn tuổi hơn. Những lời chào hỏi và cảm ơn cơ bản bằng tiếng Hàn ( 안녕하세요 , 감사합니다 ) luôn được đánh giá cao.

Mẹo thực tế

• Hãy tự giới thiệu bản thân khi bạn chuyển đến. Một lời chào ngắn gọn với ban quản lý hoặc bàn bảo vệ sẽ giúp mọi tương tác sau này dễ dàng hơn.
• Hãy nắm rõ giờ làm việc. Văn 관리사무소 thường mở cửa trong giờ hành chính; văn 경비실 thường mở cửa lâu hơn. Hãy biết nên đến văn phòng nào vào thời điểm nào.
• Hãy lưu lại số điện thoại văn phòng. — dùng cho trường hợp mất nước, khóa cửa và các sự cố khẩn cấp trong tòa nhà.
• Kiểm tra thông báo. Thông báo chỉ bằng tiếng Hàn mà bạn đã phớt lờ có thể là thông báo về việc cắt nước vào ngày mai.
• Giải quyết các vấn đề với hàng xóm thông qua họ. Nơi mà tòa nhà ưa thích — cách này ít gây xung đột hơn và thường hiệu quả hơn.

Phiên bản ngắn gọn

Văn phòng quản lý tòa nhà và bộ phận an ninh là nguồn lực hữu ích, chứ không chỉ là thủ tục – họ xử lý việc giao hàng, sửa chữa khu vực chung, bãi đậu xe, hệ thống tòa nhà, và thường cả vấn đề tiếng ồn, và họ quản lý cả 관리비 của bạn. Rào cản ở đây là ngôn ngữ, chứ không phải sự cho phép, và một ứng dụng dịch thuật cùng với thái độ lịch sự sẽ giải quyết được hầu hết vấn đề. Hãy giới thiệu bản thân sớm, lưu số điện thoại của họ và tận dụng sự hỗ trợ của họ – đó là lý do họ có mặt ở đó.

Làm quen với các hệ thống xung quanh tòa nhà là một phần của quá trình ổn định cuộc sống. CheckmateKorea giúp cư dân nước ngoài định hướng cuộc sống tại nơi ở mới — từ hợp đồng thuê nhà đến những chi tiết thường nhật.

Nhận hỗ trợ cuộc sống hàng ngày →